LE PROCEDURE DI RICHIAMO DI CONAD DEL TIRRENO
AUTOMAZIONE E CONTROLLO DEL PROCESSO RICHIAMO DEI PRODOTTI DAL MERCATO
Grazie alla piattaforma Hermes, Conad del Tirreno ha reso veloce ed efficiente la gestione delle procedure di richiamo dei prodotti dal mercato.
- Azienda: Conad Del Tirreno, cooperativa legata a Conad
- Settore: Grande distribuzione
- Sede: Pistoia
I NUMERI
- 2,35 miliardi di euro di fatturato 2015 della rete vendita
- 6 piattaforme logistiche
- 341 punti vendita serviti
- 9.500 dipendenti circa
PRIMA
Per una realtà della grande distribuzione alimentare gli eventi accidentali che coinvolgono i prodotti in commercio, con diversi livelli di gravità, dal rischio per la salute a semplici problemi di qualità o di packaging, sono all’ordine del giorno. Per una realtà strutturata come Conad del Tirreno si parla di 2-3 procedure alla settimana da gestire. Prima dell’adozione del sistema Hermes, tutte le comunicazioni venivano compilate a mano e inviate, sempre manualmente, via fax, ad un elenco estratto dal sistema gestionale.
DOPO
Con l’introduzione del sistema Hermes la procedura è stata in massima parte digitalizzata e automatizzata. Il responsabile qualità apre su Hermes una gestione di crisi specificando il fornitore, l’articolo e i lotti coinvolti nell’evento. Eventuale documentazione, tipo analisi di laboratorio, comunicazioni delle autorità ecc. possono essere allegate in elettronico direttamente alla procedura sul sistema, risultando disponibili per tutti i soggetti interessati. La lista di distribuzione dei lotti oggetto della procedura viene acquisita dal sistema logistico tramite un web service. Le comunicazioni di allerta vengono generate e inviate, via mail e/o fax, ai soggetti presenti nella lista di distribuzione, senza bisogno per l’operatore di andare a ricercare o selezionare i destinatari. Ogni destinatario riceve una comunicazione personalizzata con in calce i riferimenti delle consegne contenenti i lotti “incriminati”, in modo da facilitare la ricerca dei prodotti e l’applicazione del protocollo di gestione. Il responsabile procedura, tramite Hermes, “pilota” la procedura impartendo le opportune disposizioni al personale di punto vendita. Tramite il sistema Hermes è possibile generare in automatico report sulla procedura da fornire alle autorità, ove richiesto, nonché produrre un’analisi dettagliata dei costi di gestione della procedura, in modo da poter negoziare, eventualmente, col fornitore responsabile eventuali risarcimenti. Le oltre 20.000 comunicazioni di allerta annuali con Hermes vengono generate e inviate con pochi click, a fronte delle ore di lavoro previste con la procedura tradizionale.
SOFTWARE HERMES
FUNZIONALITÀ
- Consente di creare un fascicolo digitale con tutte le informazioni sulle procedure di crisi.
- Acquisisce automaticamente le liste di distribuzione dal sistema logistico. In mancanza di questo flusso è possibile caricarle manualmente sul sistema.
- Permette di definire per ogni attore coinvolto la lista dei compiti e i tempi limite per l’esecuzione.
- Offre al responsabile di sede strumenti per inviare automaticamente informative di allerta, generando modelli da template e/o allegando documenti, in logica multicanale (mail, fax…), assegnare compiti direttamente ai soggetti e monitorare l’andamento del processo.
- Permette di generare report di analisi del comportamento dei fornitori, riepiloghi del procedura ai fini della comunicazione alle autorità, report sui costi delle procedure.
VANTAGGI
- Riduzione delle attività manuali nella gestione delle comunicazioni di allerta.
- Riduzione degli errori grazie agli automatismi.
- Digitalizzazione delle informazioni sulla procedura.
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