A COSA SERVE

HERMES è una piattaforma che consente di supportare processi complessi di crisis management all’interno della propria organizzazione.

Possono essere gestiti processi connessi a problemi di sicurezza alimentare ma anche conformità di diversa natura, ad esempio difetti di qualità o errori di etichettatura.

Tutte le comunicazioni o gli atti importanti per il processo sono gestiti all’interno di Hermes.

Ogni operatore coinvolto può accedere alle informazioni rilevanti per il processo nonché avere una indicazione dettagliata dei passaggi a lui in carico all’interno della procedura.

A CHI SERVE

HERMES è un importante strumento a disposizione dei responsabili qualità sia di imprese produttive per supportarli nella gestione e monitoraggio delle procedure di crisi in cui sia chiamata ad agire una pluralità di soggetti.

BENEFICI

Velocità di circolazione dell’informazione tra soggetti coinvolti
Efficienza nella gestione delle informative di allerta
Monitoraggio in tempo reale delle procedure di crisi
Disponibilità on line, per tutti gli attori, della propria check list di compiti da svolgere

COME FUNZIONA

HERMES permette di censire al proprio interno un’anagrafica completa di attori, interni o esterni all’organizzazione, potenzialmente coinvolti in una procedura di crisi.

Nel momento di avvio di una procedura, il responsabile qualità e sicurezza crea l’evento su HERMES, specificando il prodotto e i lotti coinvolti. Il coinvolgimento dei soggetti interessati avviene o tramite caricamento di una lista di distribuzione acquisita dal sistema di tracciabilità dell’azienda o tramite selezione diretta.

L’informativa di allerta può essere inviata a tutti i soggetti con un click, sfruttando canali come mail o fax.

Ogni attore coinvolto vedrà, all’interno della piattaforma, la procedura che deve svolgere e potrà agire, dando riscontro al responsabile, seguendo la check list di compiti che il sistema gli proporrà.

Ogni azione compiuta sarà visibile al gestore, che potrà procedere a eventuali solleciti e dichiarare la procedura conclusa a completamento attività da parte di tutti i soggetti coinvolti.

CARATTERISTICHE

Anagrafica contatti: in Hermes sono presenti le informazioni di contatto di tutti gli attori che possono essere coinvolti in un processo di crisi, comprese le autorità di controllo.

Check-list: è possibile definire, per ogni filiera e ogni livello di crisi (crisi alimentare, errore etichetta, problema qualità) diverse check list di compiti da svolgere. A un compito può essere associato anche un time limit, decorso il quale il sistema produce dei messaggi di allerta. Il gestore degli eventi può poi procedere direttamente ad assegnare compiti ai soggetti coinvolti

Monitoraggio eventi: il gestore ha sempre sotto controllo lo sviluppo della procedura, potendo verificare chi non abbia ancora portato a termine determinate attività e ricevendo segnalazioni in caso di sforamento dei tempi assegnati per lo svolgimento di un determinato compito

Comunicazioni integrate e personalizzate: Hermes è integrato con sistemi di posta elettronica e fax per consentire l’invio in automatico delle notifiche legate alla procedura. A queste comunicazioni è possibile allegare documenti di qualsiasi formato nonché chiedere al sistema di generare comunicazioni personalizzate secondo template definiti.

Reportistica e analisi: Hermes consente di produrre reportistica complessiva degli eventi, sia in formato PDF che Excel, con l’indicazione, ad esempio, della lista di distribuzione del prodotto/lotto e il dettaglio delle azioni intraprese. Sono disponibili anche funzioni di analisi del comportamento dei clienti distributori e clienti dettaglianti nonché un modello di analisi dei costi di gestione delle crisi.